Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukaisesti. Päivitetty 22.6.2020.

Rekisterinpitäjä

Suunnittelemo Oy
Y-tunnus: 2636054-9
Viinikankatu 47, FI-33800 TAMPERE
milla@suunnittelemo.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Milla Lindroos, milla@suunnittelemo.fi, +358 44 976 9164

Rekisterin nimi

Suunnittelemo Oy:n asiakas-, markkinointi- ja rekrytointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme tarjota palveluitamme, tuotteitamme sekä työmahdollisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla. Käytämme keräämiämme tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen sekä markkinointi
• asiakaspalvelu ja tilaukset
• tuotteiden ja palvelujen kehittäminen
• työhakemusten hallinta ja käsittely

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

• perustiedot (nimi, yhteystiedot, organisaatio)
• verkkosivuillamme asiointiin liittyvä tieto (ml. evästeet)
• yhteydenottosi reklamaatio- tai tiedusteluasioissa
• työnhakijan itse ilmoittamat tiedot, kuten ansioluettelo ja työhakemus

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan, kuin se on tässä selosteella kuvatun käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeen. Joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli sen säilytyksestä on määrätty erillisellä lainsäädännöllä (ml. kirjanpitolaki) tai mikäli sen katsotaan olevan Suunnittelemo Oy:n oikeutettujen etujen kannalta tarpeen. Asiakastietoja säilytetään, kunnes asiakassuhde päättyy, ensisijaisesti asiakassopimusten mukaisesti. Rekrytoinnin tietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan, ellei rekisteröity halua tietojansa säilytettävän mahdollisia tulevia rekrytointiprosesseja varten.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteinä tietojen osalta ovat:

asiakkaan itsensä ilmoittamat ja toimittamat tiedot;

• perustiedot (nimi, yhteystiedot, organisaatio)
• yhteydenotot asiakaspalveluumme

työnhakijan itsensä ilmoittamat ja muut työnhaun tiedot;

• työnhakijan itsensä antamat tiedot
• suosittelijoiden toimittamat tiedot
• rekrytointikonsulttien toimittamat tiedot

muut tietolähteet;

• Google Analytics ja sitä hyödyntävät 3. osapuolen sovellukset
• Mailchimp
• sosiaalisen median kanavat
• voimme ostaa 3. osapuolilta tietoja, jotka täydentävät asiakastietoja (ml. viranomaisten ylläpitämät, julkiset rekisterit)

Evästeet ja muu vastaava tekniikka

Eväste (cookie) on tiedosto, jonka selain tallentaa käytettävälle päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla verkkosivuilla vierailevia käyttäjiä voidaan tunnistaa. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään verkkosivujen käytön ja käytettävyyden analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi ja palvelun kehittämiseksi. Verkkosivuilla vierailija voi kieltää evästeiden käytön selaimen asetuksista.

Anonyymin, verkkovierailua koskevan tiedon keräämiseen käytämme seuraavia työkaluja ja palveluita:

Google Analytics – lisätietoja
Mailchimp – lisätietoja
Leadfeeder – lisätietoja

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, mikäli se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista tai välttämätöntä:

• henkilötietoja käsittelevät, hyväksytyt kolmannet osapuolet, joille tietoja voidaan luovuttaa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti
• toiminnan kehittämiseen ja raportointiin liittyvä tieto, josta yksittäisiä henkilöitä ei ole tunnistettavissa
• rikosepäilyihin liittyvien tietojen luovutus viranomaisille

Työnhakijatietoja voidaan luovuttaa soveltuvuusarviointia varten yksittäisissä rekrytoinneissa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

MailChimp-sähköpostimarkkinointisovellusten sekä Google Analyticsin keräämiä tietoa voi siirtyä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näitä sovelluksia ylläpitävät yhtiöt ovat sitoutuneet EU-US Privacy Shield -tietosuojajärjestelyyn. Lisätietoa

Rekisterin suojauksen periaatteet

Huolehdimme rekisterien tietojen suojaamisesta asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojatoimin. Suojaamme tiedon erilaisilla fyysisillä ja sähköisillä menetelmillä sekä henkilöstön koulutuksella ja ohjeistuksin. Tietojen siirtäminen julkisen verkon (internet) kautta ei kuitenkaan koskaan ole täysin turvallista. Vaikka pyrimme suojaamaan rekisterien tietoja kaikin kohtuullisin keinoin, emme voi taata sivustollemme lähettämiesi tietojen tietoturvaa, vaan niiden lähettäminen on lähettäjän vastuulla. Kun olemme vastaanottaneet tietoja, pyrimme estämään rekisterien luvattoman käytön tietoturvakäytäntöjemme ja teknisen suojauksen avulla.

Tarkastus- ja korjausoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Suunnittelemo Oy:n velvollisuus on todentaa rekisteröidyn henkilöllisyys, jotta em. tietopyyntöihin voidaan vastata. Suunnittelemo Oy voi täten pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.