Budjetointi on yksi tärkeimmistä vaiheista projektissa kuin projektissa, myös toimitilasuunnittelussa, ja sen merkitystä ei voi liikaa korostaa. Hyvin ja kaikki osa-alueet kattava budjetti varmistaa, että hanke etenee suunnitelmallisesti ja että lopputulos vastaa asetettuja tavoitteita.
Budjetoinnin tehtävä on luoda suunnitteluun taloudellinen raamitus. Huolellisella ja yhteistyöllä tehdyllä budjetoinnilla pystytään varmistamaan, että kaikki hankkeen osa-alueet – kalusteista muutostöihin – on katettu, ja ennustamaan kustannusten aikataulua. Näin on mahdollista varautua kaikkiin kustannuksiin jo ennen hankkeen käynnistämistä, eli pystytään maksimoimaan ennustettavuus, ja minimoimaan yllättävät kustannukset ja niiden vaatimat lisäkäsittelyajat.
Muutoskulut yllättävät ja nämä voivat olla tuhansista miljooniin:
Yrityksen siirtyessä uusiin tiloihin asiakkaalle saattaa tulla yllätyksenä, että vuokra ei katakaan kaikkea. Usein vuokralaisen on itse maksettava ainakin osa muutostöistä ja hankittava tarvittavat kalusteet ja muu toimiston varustelu verhoista kahvikoneeseen.
Myös yrityksen arvot on hyvä ottaa huomioon toimitilan budjetoinnissa. Jos yritys on sitoutunut vastuullisuuteen, sen tulisi näkyä myös toimitilasuunnitelmissa – ja siten budjetissa. Esimerkiksi ekologiset materiaalivalinnat tai kierrätetyt kalusteet on hyvä ottaa huomioon jo budjetoinnin alkuvaiheessa.
Budjetin laatiminen vaatii huolellista harkintaa, asiantuntemusta ja yhteistyötä markkinoiden asiantuntijoiden kanssa. Kun budjettia laaditaan yhdessä suunnittelijan kanssa, vältytään esimerkiksi siltä, että budjetti on lähtökohtaisesti liian pieni ja epärealistinen, joka estää koko hankkeen toteuttamisen, tai tilanteelta, että kesken projektin asiakkaan täytyy alkaa karsimaan suunnitelmista koska budjetissa ei ole tilaa, tai että yhtään ainoaa muutostyötä ei voida suorittaa, koska niihin ei ole budjetissa varauduttu.
Erityisesti tiukan budjetin tilanteessa on tärkeää osata neuvotella toimittajien kanssa ja varmistaa, että hinnat pysyvät tavoitellulla tasolla ja suunnitelmat vastaavat todellisia kustannuksia. Tässä suunnittelija on se asiantuntija, joka pystyy auttamaan asiakasta.
Budjetin jatkuva seuranta on tärkeää myös hankkeen edetessä. Kun budjetti on selkeästi määritelty ja kaikilla osapuolilla on tieto tulevista kustannuksista, suunnittelutyö, työmaatoiminnot ja hankinnat etenevät sujuvasti. Näin varmistetaan, että aikarajat ja kustannukset pysyvät hallinnassa koko projektin ajan.
Hyvin laadittu budjetti ei ole pelkästään taloudenhallintaa, vaan se on koko suunnitteluprosessin keskeinen osa, joka vaikuttaa koko hankkeen onnistumiseen.
WEBINAARI – toimitilahankkeen budjetoinnista 14.8.2025
Suunnittelemo järjestää 1.8.2025, klo 9-10 webinaarin budjetoinnista ja muutoksen johtamisesta.
Tämän linkin kautta pääset ilmoittautumaan webinaariin:
https://forms.gle/EF6G5EMgqMVDjjH3A
Haluatko, että autamme sinua budjetin rakentamisessa! Voit olla yhteydessä: milla@suunnittelemo.fi
Milla Lindroos, toimitusjohtaja, Suunnittelemo Oy